電子署名を利用した契約書作成のメリットと注意点

取引先から電子契約への切り替えを求められ、対応を急いでいる経営者や総務担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

電子署名を利用した契約書作成には多くのメリットがある一方で、導入前に把握しておくべき注意点も存在します。

本記事では、電子署名を利用した契約書作成のメリットと注意点を解説します。

電子署名を利用した契約書作成のメリット

電子署名を利用した契約書を作成するメリットを確認していきましょう。

締結までの時間を短縮できる

電子署名を利用した契約書では、締結までの時間を大幅に短縮できます。

紙の契約書では、印刷・押印・郵送・返送という一連の作業に数日から1週間以上かかることも珍しくありませんが、電子署名ではインターネット上でやり取りが完結します。

急ぎの取引や複数の契約を同時に進める場面でも対応できるため、業務効率化の実現が可能です。

コストを削減できる

電子署名を利用した契約書作成では、紙の契約書と比べてコストを大幅に削減できます。

紙の契約書には、文書の種類や金額に応じた収入印紙が必要ですが、電子契約書は課税文書に該当しないと解釈されているため、印紙税が不要になるケースも少なくありません。

たとえば、年間100件の契約を締結する企業であれば、印紙税や印刷費、郵送費の削減効果は相当な金額になる場合があります。

安全性とコンプライアンスを強化できる

電子署名を利用した契約書作成は、紙の契約書と比較して、安全性やコンプライアンスを強化できます。

電子署名は、暗号技術を用いて署名者の本人確認と文書の改ざん防止を実現する仕組みであり、電子署名法に基づく適切な運用を行うことで法的証拠力を担保することが可能です。

たとえば、締結日時や署名者情報がデータとして自動的に記録されるため、後日契約内容をめぐるトラブルが発生した場合にも客観的な証拠として役立ちます。

注意点

一部の契約については電子契約の利用に制限や特別な要件が設けられている場合があるため、事前の確認が必要です。

また、電子署名には立会人型と当事者型があり、それぞれ法的効力や本人確認の強度が異なるため、自社の契約内容に適した方式を選ぶことが大切です。

なお、電子契約の切り替えには取引先の同意が前提となるため、導入前に取引先との十分な調整を進めておくことをおすすめします。

まとめ

本記事では、電子署名を利用した契約書作成のメリットと注意点について解説しました。

電子署名を利用した契約書作成は、時間やコスト、安全性の面で多くのメリットをもたらします。

電子署名の導入を検討している場合は、法的な有効性の確保やリスクを管理するためにも弁護士に相談されることをおすすめします。